Ledenadministratie parochie

Informatie met betrekking tot de  ledenadministratie als onderdeel van de parochiële administratie. 

Eindverantwoordelijk voor de parochiële administratie
Een parochie kent veel secretariële en administratieve werkzaamheden. Sommige zijn door het kerkelijk wetboek voorgeschreven, andere door wettelijke voorschriften of regelgeving van de bisschop of het bisdom. De pastoor en het bestuur zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goede parochiële administratie. De administratie moet zorgvuldig bewaakt worden omdat er persoonlijke gegevens mee gemoeid zijn.

 Belang van het bijhouden van de ledenadministratie

De Kerk is een gemeenschap van mensen. Een gemeenschap waar contacten worden gelegd en onderhouden. Waar zorg is voor elkaar en de leden worden geïnformeerd. Om dit goed te kunnen doen moeten de leden bij naam en toenaam gekend zijn. Daarom is het van belang dat namen, adressen en andere, pastorale gegevens worden bijgehouden in de ledenadministratie.De parochie kan verschillende doelgroepen een gepast aanbod doen en op basis van geregistreerde gegevens een pastoraat op maat bieden. Dit is van levensbelang voor een vitale parochie. Een belang dat alleen maar toeneemt gelet op de schaalvergroting van parochies waardoor priesters, diakens en pastoraal werk(st)ers de parochianen steeds minder persoonlijk kennen.

Het omgaan met Privacygegevens

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt de bescherming van gegevens die betrekking hebben op personen en die in een gegevensbestand zijn vastgelegd, alsmede het gehele proces van gegevensverwerking, zoals het verzamelen, vastleggen en doorgeven van die gegevens. Sinds 1 januari 2006 kent de RK Kerk het (gewijzigde) Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies (RBPP). Aan de hand hiervan kan de parochie gegevens verwerken en rechten en verplichtingen nader aanscherpen. Bij gebruikmaking van dit reglement hoeft de verwerking van persoonsgegevens niet meer apart bij het College Bescherming Persoonsgegevens gemeld te worden.

Het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies is in te zien via deze link op onze website.
 
Wat administreren we

De administratie van de parochie wordt gevormd door twee kernelementen: de kerkledenregistratieen de financiële administratie. Daarvoor wordt de software van Navision gebruikt.

In de ledenadministratie van Navision kunnen de volgende gegevens opgenomen worden:
-hoofdgegevens: naam, adres, geboortedatum en –plaats, geslacht, leeftijd, gezinsrelatie, burgerlijke staat, naam partner, overlijden;
-kerkelijke gegevens: doopsel, kerkelijke gezindte, vormsel, kerkelijk huwelijk;
-parochiegegevens: voorkeurslidmaatschap, deelname kerkbalans, ontvangen van eerste communie, ontvanger parochieblad, vrijwilliger, deelnemer activiteiten en dergelijke.

Verplichtingen parochie
Het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies geeft de parochie de volgende verplichtingen:

  • – gebruik de administratie alleen voor de eigen organisatie;
  • – zorg dat de administratie juist en volledig is;
  • – informeer zo nodig de ingeschrevene;
  • – beveilig de administratie zorgvuldig.

 

Afspraken binnen de parochie
Concreet zijn daar binnen onze parochie de volgende afspraken over gemaakt:

  • -het systeem Navision is alleen in te zien door het pastoraal team, het bestuur,  medewerkers van het secretariaat, de bij het secretariaat bekende  ledenadministrateurs en financiële administrateurs.
  • – zij dienen allen de uitgangspunten van het privacyreglement respecteren en op die wijze uitvoeren. Daarvoor maakt het niet uit op welke manier de gegevens in bezit zijn(Excel of Navision);
  • – gegevens mogen niet buiten onze parochie verstrekt worden, ze zijn alleen voor gebruik binnen de organisatie van de parochie.

 

Rechten parochianen

De ingeschreven parochianen hebben hier ook rechten in:

      • – kennisname van inschrijving;
      • – inzage in gegevens;
      • – verbetering van onjuiste gegevens;
      • – kennisname van verstrekking aan derden;
      • – uitschrijving.

 

Administratie vrijwilligersbestand
Met de vaststelling van het vrijwilligersbeleid in mei 2014 en hier handen en voeten aan te geven, is er in het vrijwilligersreglement opgenomen dat het centraal secretariaat het vrijwilligersbestand en een overzicht van werkgroepen bij zal houden. Bij deze werkgroepen willen we graag de vrijwilligers in beeld hebben die veel voor de parochie betekenen, maar ook een contactpersoon van de groep, bij voorkeur met een mailadres, zodat we optimaal kunnen communiceren binnen onze parochie. De werkgroepen hebben namelijk allemaal een plaats in de organisatiestructuur en deze zogenaamde contactpersonen zijn het verbindingspunt.

Vorig jaar is in overleg met de werkgroep Kerkberaad een aanzet gemaakt om op basis van reeds bekende gegevens werkgroepen en vrijwilligers in beeld te krijgen. Deze staan momenteel niet op deze wijze in Navision maar op Excel lijsten vermeld. De parochianen staan allemaal in Navision als kerklid, maar de gegevens zijn niet gekoppeld met de gegevens van de vrijwilligerslijsten. De bedoeling is om het overzicht van de Excellijsten  te koppelen met de gegevens in Navision. Uiteindelijk geeft deze software ons de mogelijkheid om sneller, efficiënter en duidelijker te communiceren om zo met elkaar constructief vorm te geven aan onze parochie.

 

Marion van der Holst

bestuurslid Parochie St. Franciscus van Assisië.

 

  • We worden niet bemind omdat we goed zijn. We zijn goed omdat we bemind worden. Ik geloof dat goedheid de basisconditie is en slechtheid de afwijking. Wij zijn gemaakt voor vreugde en goedheid.

    Desmond Tutu

© 2014 Franciscusparochie

Inloggen